各教学单位，各室、部、中心、馆：

为确保学院档案及时、完整归档，根据《高等学校档案管理办法》和《中山大学南方学院档案管理办法》（详见附件1）的相关规定，图书馆档案室将开展2017、2018年度档案材料归档工作，现就有关事项通知如下：

一、归档范围

(一)2017年1月1日至12月31日期间、2018年1月1日至12月31日期间，学院在党政管理、教学、科研、外事、基建、财务、资产与设备管理、出版等各项活动中产生的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的文件材料均应归档，归档范围参照《中山大学南方学院档案归档范围与保管期限标准》（详见附件2）。

（二）归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘、磁盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档；照片、光盘必须注明题名，其题名应简明概括、准确地反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素。

（三）以学院名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。

（四）本次应移交的归档材料是2017、2018年各单位产生的文件材料和上级有关来文，以及应归档但尚未移交的2017年之前历年的文件材料。

二、归档要求

（一）学院盖章印发的红头文件（函件），由学院办公室统一收集归档；各单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。归档的文件包括文件正本、附件、底稿和发文标签。未经电子政务系统传送的文件材料底稿应保存原始修改稿，重要材料应保存历次修改稿。

（二）凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。

（三）重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。

（四）归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。

（五）归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项，不要把属于同一内容的档案材料分割开或遗漏。

（六）归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。

（七）基建项目类档案根据《高等学校档案管理办法》有关要求，在项目完成后三个月内归档。

三、归档及移交程序

（一）档案归档

1、各单位负责人应高度重视各类文件材料的归档工作，及时布置文件材料归档工作任务，督促本部门兼职档案人员认真做好文件材料的收集、整理和立卷工作，并主动将自己工作中形成和收到的有保存价值的文件材料交本单位兼职档案人员归档，以便日后工作查考；

2、各单位兼职档案人员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作；积极督促并指导本单位各岗位工作人员做好归档文件的登记整理工作，填写好“归档文件目录”（详见附件3），作为文件移交及清点的凭证。

（二）归档验收

移交档案时必须上交电子版与纸质版的文件目录，交接双方凭填写好的归档文件目录与归档文件进行当面清点，按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门重新整改，合格后方可办理移交手续。

（三）移交手续

归档单位移交档案材料时须填写“案卷移交目录”（详见附件4）一式二份，移交目录须经交接双方签字并加盖单位印章后各留一份存档。

（四）移交时间：2019年11月11日12：00前,联系人：曾莉陈， 联系电话：61787137。

四、报送兼职档案员

各单位需要报送兼职档案员信息，请填写《兼职档案员信息表》，并于2019年11月7日17:00前将此表纸质版交至行政楼A2-112室。

附件：  1.中山大学南方学院档案管理办法   （点击直接下载附件）

2.中山大学南方学院档案归档范围与保管期限标准（点击直接下载附件）

3.归档文件目录（点击直接下载附件）

4.案卷移交目录（点击直接下载附件）

5.兼职档案员信息表（点击直接下载附件）